Event da się zorganizować samemu. Pytanie brzmi, ile na to zejdzie godzin i co się posypie w tygodniu poprzedzającym: catering, sprzęt, harmonogram albo wykonawca, który nie odbiera telefonu.
Event da się zorganizować samemu i wiele osób tak robi. Problem zaczyna się nie na etapie planowania, tylko w tygodniu przed: kiedy okazuje się, że sala ma dwa gniazdka na całą ścianę, catering pyta o coś, czego nikt nie ustalił, a firma od nagłośnienia przestała odbierać telefon.
Ten tekst nie jest o tym, że samodzielna organizacja się nie uda. Jest o tym, ile realnie kosztuje, licząc w godzinach i w rzeczach, które wychodzą dopiero na miejscu.
Czego nie widać, dopóki się tego nie robiło
Większość wpadek na eventach nie bierze się z braku pomysłu. Bierze się z rzeczy, o których nikt nie pomyślał, bo nie miał okazji się na nich sparzyć.
Przykład z naszego podwórka: bar potrzebuje prądu, i to nie jednego gniazdka. Chłodziarki, ekspres i blender na jednym obwodzie potrafią wybić bezpiecznik w połowie wieczoru. Kto obsługiwał kilkadziesiąt sal, pyta o to na etapie oględzin. Kto robi event pierwszy raz, dowiaduje się w trakcie.
Podobnie z harmonogramem. Pokaz barmański zaplanowany dziesięć minut po torcie nie zadziała, bo sala jest jeszcze przy stołach. To wiedza, której nie ma w żadnym poradniku, bo bierze się z patrzenia, jak ludzie zachowują się na kilkudziesięciu imprezach.
Ile elementów naprawdę trzeba spiąć
Przy stuosobowej konferencji z częścią wieczorną lista wykonawców robi się długa: sala, catering, nagłośnienie, światło, scenografia, bar, kawa, fotograf, hostessy, transport sprzętu. Każdy z nich ma własny czas wjazdu, własne wymagania i własny numer telefonu.
Sama koordynacja tych ludzi jest osobną pracą. Ekipa techniczna musi wejść przed scenografią, bar przed cateringiem, a wszyscy przed gośćmi. Jeśli kolejność się rozjedzie, montaż wydłuża się o godziny.
Agencja robi to jako jedną usługę, z jednym numerem po drugiej stronie. To jest właściwa różnica: nie w tym, że ktoś zrobi coś lepiej, tylko w tym, że nie trzeba prowadzić dziesięciu równoległych rozmów.
Przy obsłudze wydarzeń najczęściej słyszymy zresztą właśnie to zdanie: chcemy mieć jedną osobę do wszystkiego, a nie pięć firm do pilnowania.
Czas, którego nikt nie liczy
Przygotowanie większego wydarzenia zajmuje kilkadziesiąt godzin i są to godziny rozrzucone po tygodniach: telefony, oferty, poprawki, wizje lokalne. Rzadko kto je sumuje, bo wchodzą między inne obowiązki.
Warto to jednak zrobić, bo dopiero wtedy porównanie kosztów ma sens. Jeśli organizacją zajmuje się osoba, której czas ma określoną wartość dla firmy, rachunek zwykle wygląda inaczej, niż się wydawało.
Druga rzecz to sam dzień wydarzenia. Organizator, który wszystko robił sam, spędza go z telefonem przy uchu i nie ma go na sali. Na weselu ten sam mechanizm dotyka rodziny: ktoś zamiast bawić się z gośćmi, biega po lód.
Sprzęt, którego nie opłaca się kupować
Część wyposażenia po prostu nie ma sensu na jeden raz. Nagłośnienie, światło programowane, ekrany, mobilny bar z chłodzeniem, sprzęt do pracy z ciekłym azotem. Wypożyczenie osobno każdego elementu wychodzi drożej niż pakiet, a do tego ktoś musi to obsłużyć.
Sprzęt bez obsługi bywa zresztą gorszy niż jego brak. Głośniki ustawione bez pomiaru dają dźwięk, przez który nie słychać prelegenta z tylnych rzędów, a mocne światło skierowane w złą stronę rujnuje zdjęcia z całego wieczoru.
Pomysły spoza pierwszej listy
Kiedy planuje się event raz na kilka lat, sięga się po to, co się zna: DJ, catering, może fotobudka. To działa, ale nie zapada w pamięć.
Ludzie z branży mają przewagę banalną, ale realną: widzą kilkadziesiąt wydarzeń rocznie i wiedzą, co na nich naprawdę działa. Że warsztat barmański wciąga grupę lepiej niż konkurs z mikrofonem. Że pokaz z ciekłym azotem zbiera salę w minutę. Że bar bezalkoholowy przestaje być dodatkiem, kiedy jedna trzecia gości przyjechała samochodem.
Budżet, czyli gdzie uciekają pieniądze
Najczęstszy błąd to nie przekroczenie budżetu, tylko jego zły rozkład. Pieniądze idą na rzeczy widoczne na zdjęciach, a brakuje na te, które decydują o odbiorze: obsługę, tempo serwisu, dźwięk.
Doświadczenie przydaje się głównie do wskazania, gdzie można ściąć bez szkody. Dekoracja stołów da się zrobić taniej i nikt nie zauważy. Za mało obsługi przy barze zauważą wszyscy, bo staną w kolejce.
Do tego dochodzą stawki. Firma, która współpracuje z dostawcami regularnie, dostaje inne ceny i inne terminy niż klient jednorazowy. To nie magia, tylko zwykła powtarzalność zamówień.
Kiedy coś idzie nie tak
Coś zawsze idzie nie tak. Pada deszcz przy imprezie plenerowej, wykonawca utknie w korku, prąd wysiada w połowie wieczoru, przyjeżdża trzydzieści osób więcej, niż było w potwierdzeniu.
Różnica nie polega na tym, że profesjonaliście się to nie zdarza. Polega na tym, że ma przygotowany wariant zapasowy i numer do kogoś, kto podjedzie w godzinę. A także na tym, że rozwiązuje to po cichu, bez ogłaszania sali, że jest problem.
Goście nie zapamiętują, że coś się posypało. Zapamiętują, że przez czterdzieści minut nic się nie działo, bo nikt nie wiedział, co robić.
Kiedy warto zrobić to samemu
Nie zawsze warto kogoś wynajmować. Kameralne urodziny na trzydzieści osób w domu albo szkolenie w sali konferencyjnej z gotowym sprzętem to rzeczy, które spokojnie ogarnia się bez agencji.
Granica przebiega mniej więcej tam, gdzie zaczynają się trzy rzeczy naraz: własna lokalizacja bez zaplecza, kilku wykonawców do skoordynowania i program z konkretnymi godzinami. Wtedy koordynacja przestaje być dodatkiem do pracy i staje się pracą.
Jeśli planujesz coś takiego, napisz z wyprzedzeniem i z konkretami: data, miejsce, liczba gości i to, co ma się wydarzyć. Na tej podstawie da się powiedzieć, czy w ogóle potrzebujesz całej obsługi, czy wystarczy jeden element.
